Hallo,
ich möchte hier eine Diskussion starten wie man am besten Quellen und Medien benennt bzw. diese organisiert.
Das man hier mit unterschiedlichen Ordnern arbeiten kann wurde ja schon in viewtopic.php?f=9&t=298 diskutiert.
In der Vergangenheit habe ich mir selbst vile Gedanken gemacht wie ich die vielen Dokumente sinnvoll benennen und ablegen kann, bin aber noch nicht zu einer entgültigen Lösung gekommen. Evt. hat ja jemand aus dem Forum hier die passende Idee.
An dieser Stelle erstmal meine Überlegungen zu diesem Thema:
Anforderungen
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- Das System muss die Ablage von vielen Dokumenten unterstützen. Was bei 100 oder 200 Personen/Dokumenten noch übersichtlich ist oder funktioniert kann bei 1000 und mehr Dokumenten problematisch sein.
- Der Name sollte sprechend sein, so dass man auch ohne Ages das Dokument (z.B. eine Heiratsurkunde) findet ohne viele Dokumente öffnen zu müssen. Das bedeutet der Typ des Dokumentes sollte im Namen enthalten sein.
- Dokument zu einer Person (z.B. Geburtsurkunde, Foto, Reisepass) sollten dieser eindeutig zugeordnet werden können. Da der Name oft nicht ausreicht wird allgemein das Geburtsdatum hinzugenommen, hier stoße ich auf das Problem dass bei vielen Personen kein Geb Datum existiert, auch möchte ich nicht alle Dokumente umbenennen wenn ich das Geb. Datum zu einer Person ermittelt habe. Dies ist eigentlich ein Zeichen dafür, dass Geb. oder Sterbe Datum nicht im Namen enthalten sein sollte. Auch gibt es die Fälle in denen nicht der volle Name bekannt ist (z.B. bei Fotos) oder mehrere Vornamen das ganze unübersichtlich machen (vorallem wenn man nachträglich noch welche ermittelt). Die Verwendung des Namens ist damit auch nicht wirklich pflegeleicht.
- Dokumente die zu einer Beziehung gehören (z.B. Heiratsurkunde) sollten eindeutig der Beziehung zugeordnet werden können. Auch hier wieder das Problem mit Geb. Datum wenn man die Namen verwendet. Auch müssten hier beide Namen angegeben werden, hier stellt sich dann die Frage der Reihenfolge.
- "Robustheit" gegen Namensvariationen. Manchmal gibt es mehrere Dokumente zu einer Person oder Beziehung in der der Name unterschiedlich geschrieben wird (z.B. Schieders und Schnider) obwohl es sich um diselbe Person handelt.
- "Auffindbarkeit" der Dokumente. Auch ohne Ages möchte ich schnell alle Dokumente zu einer Person finden können ohne in den hunderten von Dateien stundenlang suchen zu müssen (z.B. wenn ich Personen für andere Kollegen exportieren möchte und auch die Dokumente mitgeliefert werden sollen. Hierzu ist es nötig eine geeignete Folderstruktur zu haben und die Dokumente so zu benennen dass Dokumente zur selben Person oder Beziehung durch die Sortierung im Verzeichnis automatisch untereinander stehen.
Lösungsansatz:
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Bisher habe ich hier keine Lösung gefunden die allen Anforderungen gerecht wird. Meine Idee die den Anforderungen jedoch sehr nahe kommt ist folgende:
- Jede Person erhält automatisch bei der Anlage in Ages eine eindeutige Nummer, also eine Art Seriennummer (Pers-ID).
- Der Nummernkreis muss dabei variabel sein und z.B. aus einem Kürzel und einer laufenden Nummer bestehen. Dadurch wird ein Import/Export der Personen möglich, zumindest solange die Kürzel der beiden Systeme nicht gleich sind z.B. WE-xxxxx, wobei xxxxx eine 5 stellige laufende Nummer ist. Sollen 100.000 Personen oder mehr verwalten werden muss die Anzahl Stellen entsprechend erhöht werden.
- Dokumente für eine Person werden mit folgender Syntax bezeichnet:
<Pers-ID>_<Doc-Typ>_<Number>.<File-Typ>
- Dokumente für Beziehungen werden mit folgender Syntax bezeichnet:
<Pers-ID>_<Pers-ID>_<Doc-Typ>_<Number>.<File-Typ>
Wobei "Pers-ID" der Personen Identifier ist, also die oben angesprochene Seriennummer, der "Doc-Typ" den Dokumenten Typ bezeichnet (Heiratsurkunde, Gerburtsurkunde, Foto, etc.), hier kann man auch Kürzel für häufig vorkommende Dokumente festlegen. Die "Number" hilft wenn es von diesem Dokument mehrere Dateien gibt (z.B. wenn das Dokument mehrere Seiten hat die in separaten Dateien abgelegt worden sind) und der "File-Typ" (z.B. pdf, jpg).
Beispiele:
AW-00002_Geburtsurkunde_01.pdf (Geburtsurkunde einer Person)
AW-00002_AW-00003_Heiratsurkunde_02.jpg (zweite Seite der Heiratsurkunde dieser Beziehung)
In Windows kann man sehr leicht nach einer Zeichenkette in einem Unterverzeichnis suchen lassen (z.B. nach "AW-00002") und bekommt damit alle Dokumente zu dieser Person angezeigt, egal in welchem Unterordner sie sich befindet.
Problem:
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Mit diesem System sind wesentliche Teile der oben beschriebenen Anforderungen abgedeckt. Leider kenne ich derzeit keine Möglichkeit diese "Seriennummer" in Ages automatisiert zu erzeugen und abzulegen.
Auch müsste der Fall berücksichtigt werden wenn Personen mit unterschiedlichen "Seriennummern" gematcht werden sollen und diese Dokumente besitzen.
Das System mit der "Seriennummer" hat auch noch einen weiteren Vorteil. Oft gebe ich Diagramme aus dem Stammbaum an andere Personen weiter, mit der Bitte fehlende Informationen zu erfragen und einzutragen. Oft erhalte ich dann wilde Aufzeichnungen. Hätte jede Person/Kästchen im Diagramm eine "Seriennummer" können Daten recht einfach zugeordnet werden (z.B. wenn eine Person ohne Namen erzeugt wird weil bekannt ist dass es in dieser Ehe 2 Kinder gab oder diese Person verheiratet war)
Genug geschrieben.
Was haltet Ihr von dem System?
Welches System verwendet Ihr?
Mit der Hoffnung auf rege Teilnahme an dieser Diskussion,
Andreas.
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